其他工具

网站、邮件与文件

三个无需开发人员的建设与沟通工具:带草稿/发布机制的会议网站、支持筛选收件人与模板的邮件中心,以及一个共享文件中心。

会议网站

每场会议都可以在 www.smartchair.org/hp/<会议代码>/ 发布公开网站。 网站由若干页面组成;每个页面同时保有草稿与已发布两个版本, 未完成的修改绝不会公开显示。发布时上一版本自动存档——最近五个版本被保留, 均可预览、恢复到草稿或删除。网站外观可从多套布局模板中选择, 自带 HTML 与 CSS 的会议也可以使用完全自定义的模板。

邮件中心

会议邮件发送给按条件筛选的收件人集合,而不是手工粘贴的地址列表。 参会者可按报名状态、论文状态(含每一种评审结果)、缴费状态或论文版本筛选—— 也可直接按邮箱、用户编号或论文编号指定。委员会成员按角色勾选, 并可仅限已确认的成员。邮件支持保存的模板、逐收件人变量(姓名、报名类型、论文标题、 评审报告、链接)、附件——包括按文件名模式逐收件人匹配的附件—— 以及发送前必经的预览确认环节。还可以设置一个密送地址,接收所有邮件的副本。

两个配套功能:欢迎邮件,在用户首次进入报名页面时自动发出 (内容为组织者可编辑的模板);个人邮件,一次性的单独邮件编辑器, 适合评审结果通知等场景。

文件中心

每场会议一个共享文件库:网站素材、分发文档、上传文件。 每个文件获得一个简短的固定标签(F1、F2……)与一个永久下载链接—— 即使文件被替换,链接依然有效,可以放心地写进网站页面与邮件里。 访问权限仅限组织者;链接本身是公开的。